El Archivo Municipal de Alcalá de Henares: refugio de investigadores
El Archivo Municipal de Alcalá de Henares, situado en el centro de la ciudad madrileña, es un auténtico referente para los alcalaÃnos que buscan en él un refugio para la reflexión, el estudio y sobre todo un apoyo para sus investigaciones y consultas administrativas.
Sus instalaciones entre las que encontramos una sala de consulta, una biblioteca auxiliar con aproximadamente 1.176 volúmenes, un salón de actos y un espacio dedicado a exposiciones temporales y permanentes, ofrecen diferentes servicios que abarcan desde la documentación microfilmada y digitalizada, la reprografÃa, la información al usuario de manera presencial, en lÃnea o telefónica hasta la extensión cultural con visitas guiadas, conferencias o presentaciones de libros dirigidas a grupos escolares u otros colectivos.
Con la irrupción del Covid-19 y la proclamación del estado de alarma, el Archivo se vio obligado a cerrar sus puertas. Con la desescalada se tuvo que enfrentar a un nuevo reto: la reapertura en un contexto muy diferente.
A través de sus ojos
El archivo da un servicio transversal dentro de la administración. Si el archivo funciona bien, el resto de las oficinas y departamentos de esa administración se benefician de ello, lo que al final repercute en todos los administrados.
Emilio Pardo Cano, Jefe de Sección del Archivo, estudió Magisterio y se licenció en Historia para acabar especializándose en ArchivÃstica y siendo uno de los profesionales con más años de experiencia en el Archivo de esta ciudad madrileña. La gran estima que demuestra ante sus labores radica en su convicción sobre la utilidad e importancia de los servicios de los archivos municipales tanto para la propia administración a la que pertenece como para los usuarios que la utilizan, ya sean investigadores o ciudadanos en general. Además. el Archivo Municipal le ha dado la oportunidad de trabajar de primera mano con ocho siglos de documentación sobre Alcalá de Henares, abriéndole las puertas a indagar en una gran diversidad de temas muy interesantes.
La proclamación del estado de alarma implicó la clausura inmediata de todas las instituciones públicas, incluidos los archivos y bibliotecas. Ante el cierre de puertas del Archivo Municipal ¿qué idea invadió tu mente como profesional de la información?
La realidad que se nos habÃa venido encima pedÃa la paralización del paÃs. Lógicamente el Ayuntamiento de Alcalá de Henares y su Archivo Municipal no se escaparon de este hecho. Mi pensamiento se fue entonces a aquellas personas que por diferentes causas habÃan necesitado en algún momento de sus vidas el Archivo y la documentación que custodia.
He tenido el privilegio de observar de primera mano la gran labor de atención al ciudadano que realizáis en vuestras instalaciones. Sin embargo, entiendo que el nuevo contexto que surgió antes de la proclamación del estado de alarma os dificultó esta tarea asistencial ¿cómo os afectó?
Los primeros dÃas de la pandemia, cuando la incertidumbre y el miedo parecÃan que nos dominaban a todos, se atendieron únicamente los casos más urgentes. Luego con el estado de alarma el edificio se cerró y el servicio de atención al ciudadano se detuvo. No fue hasta principios de mayo cuando los empleados volvieron a trabajar en las instalaciones, aunque por desgracia la asistencia a ciudadanos no se reactivó en un primer momento por motivos de seguridad.
La labor de atención al ciudadano que realizáis en el Archivo Municipal es esencial, por lo que al paralizarse la actividad muchos usuarios se vieron perjudicados ¿no os planteasteis en algún momento diseñar un servicio especial en lÃnea?
Se podrÃa haber seguido ofreciendo un servicio en el caso que la administración electrónica hubiera estado más desarrollada, lo que habrÃa permitido el teletrabajo. Pero la administración electrónica está en pañales todavÃa y no se ha podido seguir dando este servicio esencial. Espero que en un futuro próximo el Archivo Municipal cuente con una página web desarrollada que permita la consulta de la documentación en red.
El confinamiento nos obligó a plantearnos cómo serÃa la nueva realidad y en qué medida iba a afectar al futuro de nuestras instituciones y por ende a nuestras labores como profesionales de la información. En tu caso ¿qué es lo que más te preocupaba?
No temà en ningún momento por el futuro del Archivo Municipal. Es una oficina básica y necesaria en el Ayuntamiento de Alcalá de Henares y en general en cualquier administración pública. No obstante, era evidente que el Covid-19 traerÃa consigo una crisis económica que afectarÃa de un modo u otro a las arcas municipales y por consiguiente a los proyectos a realizar en el Archivo Municipal.
La reapertura supuso en las instituciones culturales un gran reto, en muchos casos imposible de asumir. En el Archivo Municipal ¿cómo se ha presentado esta nueva normalidad?
Estaba convencido de que se podrÃan asumir las nuevas circunstancias. Las medidas de seguridad no son cómodas y suponen un gran esfuerzo por parte de todos los que trabajamos en el Archivo, pero lo afrontamos con eficacia y profesionalidad.
El control del aforo está siendo esencial en muchos archivos, bibliotecas y museos ¿es una opción en el Archivo Municipal? ¿qué otras medidas de seguridad crees que son imprescindibles?
A mi modo de ver la mejor manera de controlar el acceso al Archivo serÃa dando cita y atenderles de uno en uno, como se está haciendo en muchos otros comercios. Evitar las aglomeraciones es la mejor manera de garantizar la seguridad del personal y de los usuarios. Por otro lado los guantes son una buena medida para evitar que los documentos se contaminen, asà como los lectores de microfilm que podrÃan ser una opción para dar un servicio seguro a los ciudadanos sin manejar continuamente la documentación. Del mismo modo, las fotocopias podrÃan servirnos para evitar ese contacto directo. Por supuesto, no podemos olvidar la instalación de mamparas y la desinfección diaria, que son imprescindibles. Sin ellas no se puede abrir al público.
En vuestra sala de consulta tenéis una pequeña biblioteca. En los últimos meses se ha venido hablando de la cuarentena de los libros ¿habéis implantado vosotros esta medida?
La Sala de Investigadores está cerrada al público, como lo están haciendo las bibliotecas. Los usuarios son con cita y no pueden sentarse en la sala, solo consultar la documentación solicitada.
Digitalización: necesidad evidente
No podemos poner en duda la relevancia de los servicios que oferta el Archivo Municipal. La Administración Pública lo necesita, los ciudadanos lo necesitamos. Cuántas veces he estado sentada en aquel pequeño rincón detrás de la sala de consulta, ya sea catalogando los expedientes municipales o cotejando documentación, y he oÃdo a un usuario solicitar asistencia. Cada ciudadano esconde una historia, a veces conmovedora y a veces divertida, pero en definitiva una historia que requiere de la ayuda de profesionales que entiendan esa necesidad y sepan responder a ella con todos los recursos a su alcance.
Sin embargo, todavÃa queda mucho camino por recorrer. El confinamiento y la nueva normalidad ha dejado al descubierto la verdadera carencia del Archivo Municipal: la falta de digitalización. Necesitamos una administración electrónica eficaz, un sitio web en el que poder consultar la documentación sin que las fronteras sociales o geográficas se interpongan.